Pengertian Sekretaris Medik

Definisi :
Sekretaris, berasal dari Bahasa Latin, Secretum yang berarti Rahasia.

Jadi seorang sekretaris harus mampu memegang rahasia perusahaannya.

Sekretaris yaitu seorang pembantu pimpinan untuk menerima dikte, korespondensi, menerima tamu, menyimpan rahasia, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya atas kewajiban resmi atau janji-janjinya dan melakukan tugas lain yang ada hubungannya untuk meningkatkan efektivitas kerja pimpinan.

Sekretasi Medis adalah seorang pembantu Dokter dibidang administrasi yang berfungsi meningkatkan efektivitas pekerjaan dokter dalam pelayanan kesehatan, sehingga memberikan kepuasan yang optimal bagi pelanggan/pasien.


Kompetensi Sekretaris Medik

Korespondensi lisan dan tulisan
-Surat masuk&keluar
-Filling system

Pengelolaan administrasi pasien
-Perjanjian
-Penerimaan & flow pasien
-Medical Record

Pengelolaan administrasi pasien
-Honorarium dokter
-Petty cash tempat praktek
-Pajak dokter

Pengelolaan keprofesian praktek dokter
-Keanggotaan di IDI
-Pendidikan dokter berkelanjutan
-presentasi dan laporan kasus

Kepribadian dan Etika Seorang Sekretaris Medik

Kepribadian dan Penampilan Diri
Seorang sekretaris harus punya penampilan diri yang menarik dan kerpibadian yang baik, karena ia merupakan "gambaran" dari perusahaannya.
Penampilan lebih berkonotasi pada gambaran fisik, sedang kepribadian lebih menggambarkan sikap & perilaku.

Ketekunan, Kesabaran dan Ketelitian
Ketekunan, Kesabaran dan Ketelitian sangat diperlukan dalam tugas kesekretarisan, karena ia tidak hanya mengurus surat-surat dan berbagai data tapi juga bisa menerima tamu dengan baik.

Loyalitas dan dapat Menyimpan Rahasia
Loyalitas pada perusahaan sangat diperlukan apalagi sekretaris memegang rahasia-rahasia perusahaan tersebut.




Etika Sekretaris Medik

Etika berasal dari bahasa Yunani ethos, yang berarti kebiasaan, kebiasaan ini tentu membedakan mana kebiasaan yang dianggap baik dan mana kebiasaan yang dianggap kurang baik.
Etika Sekretaris adalah norma atau nilai yang diterima dan ditaati oleh masyarakat sekretaris dan sudah merupakan kebiasaan yang baik yang harus diketahui.
Untuk seorang Sekretaris Medik, tentu berlaku Etika sekretaris yang umum, ditambah etika lain yang berkaitan dengan pelayanan terhadap pasien. hal ini perlu disadari kerena Pasien berbeda dengan tamu pada umumnya. Hal tersebut tentu mengharuskan seorang Sekretaris Medik bereaksi secara baik, misalnya apabila ;
- Pasien Emosional labil, maka Sekmed harus lebih sabar
- Pasien "menjijikan" misalnya muntah, berak atau ada luka yang berbau busuk, maka seorang sekretaris medik tidak bisa memperlihatkan perasaan "menjijikannya" itu.
- Data Pasien adalah rahasia, oleh karena itu Sekmed tidak boleh menceritakannya pada yang lain.

Pengetahuan Sekretaris Medik

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau

mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda.

Seorang sekretaris mempunyai tugas untuk dapat meringankan tugas pimpinan, artinya pimpinan harus dibebaskan dari tugas-tugas yang bersifat detail. Sekretaris juga mempunyai fungsi membantu pimpinan seoptimal mungkin agar pimpinan dapat bekerja lebih professional dan lebih efektif. Di samping itu adalah merupakan fungsi sekretaris pula untuk berupaya agar pimpinan selalu bertindak sebaik mungkin dalam setiap langkah, baik dalam melaksanakan fungsi menajerialnya maupun dalam hubungan social.

Sekretaris pada era sekarang tidaklah terbatas hanya sekedar melaksanakan tugas pengetikan atau mengurusi surat-menyurat, tetapi lebih dari itu ia dapat memikul tanggung jawab dan membuat keputusan. Tugas sekretaris terus berkembang dan harus dapat bekerja sendiri tanpa adanaya pengawasan langsung dari pimpinan. Menjadi seorang sekretaris yang profesioanl tidaklah mudah, karena di samping harus memiliki sejumlah keterampilan, pengetahuan, sikap atau kepribadian juga harus didukung oleh kemampuan dan pengalaman dalam mengerjakan tugas-tugas dengan baik. Sekertaris yang professional dan kompeten dalam menangani tugas-tugas administrasi untuk pimpinan. Oleh karena itu berbagai keahlian atau kemampuan yang harus dimilki sekretaris meliputi:

- administrative skills

- Communication skillss

- Human Relation Skills

- Decision Making Skills

- Time and organitation Management Skills

- Creative Thinking Skills

- Techology Skills

- Lifelong Learning Skills

- Knowledge of the Organization

Seorang sekretaris biasanya mempunyai tugas-tugas yang menjadi tugas rutinitas, dan harus benar-benar dipahami oleh sekretaris. Tugas-tugas itu meliputi:

1. Merumuskan kebijaksanaan umum dalam bidang kesekretariatan dan administrasi organisasi sebagai pusat komunikasi dan informasi.

2. Bertanggung jawab atas pelaksanaan rapat.

3. Bertanggung jawab bagi pengadaaan sarana serta prasarana kesekretariatan lainnya.

4. Bersama dengan Pimpinan menandatangani surat-surat keluar.

5. Membuat laporan kegiatan organisasi.

6. Menyediakan daftar hadir dan membuat catatan-catatan rapat organisasi.

7. Mengumpulkan laporan-laporan dari tiap-tipa bidang.

8. Membuat kalender kegiatan pimpinan dan organisasi

9. Mengarsipkan segala macam surat menyurat.

Dari tugas-tugas rutin diatas sekretaris harus juga dapat menjadi seorang sekretaris administrative yang professional. Agar dapat menjadi seorang sekretaris administrative yang professional maka diperlukan beberapa keahlian di bidang administrative diantaranya adalah:

- Menangani telepon (Handling Telephone)

- Menangani surat-surat masuk dan keluar (Process incoming and out going mail)

- Melatinkan surat-surat (Transcribe Letters)

- Menyusun surat-menyurat rutin (Compose routine correspondence)

- Mengatur jadwal perjanjian dan menerima tamu (Receiving callers and make appointment)

- Mengumpulkan informasi (Collect information)

- Mendistribusikan informasi dan bekerja dengan orang lain (Distribute information and work to others)

- Dan sebagainya

Adapun fungsi-fungsi dari administrasi kesekertarisan adalah meliputi hal, diantaranya:

- Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan menajemen

- Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahan

- Sebagai alat pelaksana pemegang perusahaan

- Sebagai pusat dokumentasi

Tugas Sekretaris Medik

Pada prinsipnya seorang sekretaris mempunyai tugas mengurus warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis-menulis lainnya untuk suatu organisasi atau seseorang. Fungsi sekretaris pada dasarnya adalah meringankan tugas pimpinan dan membantu agar pimpinan tidak terlalu terlibat dengan tugas-tugas yang bersifat rutin dan operatif, dengan demikian pimpinan dapat berkonsentrasi pada tugas-tugas manajerial saja. Secara garis besar fungsi sekretaris adalah sebagai berikut :
Meringankan tugas pimpinan
Menangani informasi untuk pimpinan
Menjadi jembatan penghubung

Tugas rutin seorang sekretaris adalah tugas-tugas yang harus dikerjakan tanpa menunggu instruksi dari pimpinan begitu pula seorang sekretaris medik yang bertanggung jawab terhadap seorang dokter, selain melakukan tugas rutin seorang sekretaris medik juga dapat melakukan tugas-tugas yang dapat dikelompokkan menurut jenisnya. Tugas-tugas itu adalah
- Tugas perkantoran seperti, menangani surat-surat masuk dan keluar, mengetik surat, memfile dan mengindeks surat
- Tugas resepsionis seperti menerima telephone dan menjawab telephone serta mencatat pesan-pesan, menerima pasien, mencatat janji-janji untuk pimpinan.
- Tugas keuangan, seperti menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan tersebut, mencatat biaya dan pembayaran pasien.
- Tugas sosial seperti mengatur penyelenggaraan resepsi untuk acara kantor pimpinan beserta pengurusan undangan
- Tugas insidentil, seperti menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato, membuat ikhtisar dari berita-berita, mempersiapkan rapat dan perjalanan dinas.


Dalam melakukan tugas sehari-hari, seorang dokter memerlukan bantuan dari orang lain yang dapat dipercaya untuk melakukan tugas-tugas yang tidak berhubungan dengan bidang medis, dan dalam kehidupan sehari-hari jadwal seorang dokter sudah dipadati dengan masalah pasien dan keluarga pasien oleh sebab itu sudah sewajarnya masalah yang tidak berhubungan dengan bidang medis itu ditangani oleh orang yang dapat mengerjakan dengan baik dan benar serta sudah mendapat kepercayaan dari dokter yang bersangkutan. Beberapa hal yang biasa dilakukan sekretaris medik dirumah sakit antara lain,
1. Melakukan tugas kesekretarisan setiap hari kerja untuk melanyani profesi manajemen rumah sakit.

2 Membuat surat resmi

3 Mengisi medical record untuk pasien rawat jalan dan rawat inap. Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnase, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan, maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.

4. Melakukan pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Pengarsipan surat/filling merupakan suatu seni pengaturan dan menyimpanan warkat atas dasar sistem penataan tertentu, sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

5. Pemberian informasi mengenai pelayanan medik pada pasien rawat jalan. Pemberian informasi mengenai pelayanan dirumah sakit tidak hanya diberikan kepada pasien, tetapi juga diberikan kepada keluarganya, pengunjung ataupun sesama petugas dirumah sakit.

6. Melakukan pembukuan keuangan klinik rawat jalan Membuat pembukuan keuangan klinik rawat jalan atau dokter praktek pada suatu rumah sakit merupakan hal yang sangat penting. Hal ini disebabkan karena proses pembukuan keuangan merupakan proses pertama yang terjadi didalam sistem akuntansi.

7. Membantu dokter melakukan pemeriksaan pasien rawat jalan. Seorang sekretaris medik juga dapat membantu dokter dalam melakukan pemeriksaan pasien rawat jalan yang fungsinya adalah untuk meningkatkan efektivitas pekerjaan dokter dalam pelayanan kesehatan.sehingga memberikan kepuasan yang optimal bagi pasien.